Hoàn thành mục tiêu và Quản lý thời gian hiệu quả theo Nguyên tắc SMART

Ngày nay, khi cường độ công việc ngày càng cao, đòi hỏi mỗi người cần có kỹ năng làm việc tốt để có thể hoàn thành những mục tiêu mà mình đảm nhiệm. Với một số người, họ rất hứng khởi với những mục tiêu đề ra nhưng cho tới cuối năm, mục tiêu không đạt được và họ thường quy vào lý do duy "Không đủ thời gian".

Nhưng thực tế cho thấy, trong một quỹ thời gian nhất định, có những người làm việc không đạt hiệu quả cao trong khi một số người lại có hiệu suất làm việc gấp đôi, gấp ba người khác. Phải chăng họ có năng lực siêu phàm hay quỹ thời gian của họ nhiều hơn?

Tuy nhiên, quỹ thời gian của mọi người là như nhau, vấn đề không phải chúng ta có bao nhiêu thời gian để hoàn thành mục tiêu đó, mà chính là ở cách thức sử dụng thời gian tốt nhất. Mỗi cá nhân phải nhận định năng lực bản thân, phân tích những điểm mạnh, điểm yếu đối với mục tiêu mình đang đảm nhiệm. Từ đó, thiết lập cho mình mục tiêu chính xác theo nguyên tắc thường được đề cập tới trong kinh doanh hiện đại - nguyên tắc SMART. Nguyên tắc này được xây dựng dựa trên những tiêu chí như sau:

Nguyên tắc thiết lập mục tiêu SMART
- S - Specific: Cụ thể, rõ ràng và dễ hiểu
- M - Measurable: Đo đếm được
- A - Achievable: Có thể đạt được bằng chính khả năng của mình
- R - Realistic: Thực tế, không viển vông
- T - Time bound: Thời hạn để đạt được mục tiêu đã vạch ra

Không những vậy, chữ "M" còn có nghĩa động viên (Motivation), điều này sẽ luôn thôi thúc, tạo ra niềm mong muốn cháy bỏng, tập trung mọi hoạt động nhằm hướng tới mục tiêu, nỗ lực phấn đấu để đạt được.

Khi mục tiêu SMART đã được xác định, bước tiếp theo sẽ là ghi mục tiêu đó trên bất kỳ phương tiện nào mà chúng ta thường xuyên nhìn thấy hàng ngày. Cách thức này thôi thúc mỗi cá nhân luôn nghĩ về nó và có những hành động hướng đến mục tiêu.

Kế hoạch cần được lên chi tiết và tốt nhất nên tính mỗi tuần, mỗi tháng, mỗi quý bạn sẽ làm những công việc gì để hoàn thành kế hoạch đó. Nếu là mục tiêu doanh nghiệp, hãy tiếp tục chia nhỏ xuống các phòng ban, mỗi nhân viên trong doanh nghiệp để các mục tiêu được liên kết, chia sẻ với nhau, để mỗi cá nhân, phòng ban được làm việc hướng đến mục tiêu chung của tổ chức. Các mối liên kết này được xây dựng nhằm đảm bảo rằng mọi người cùng đi về một hướng, nó được gọi là cây mục tiêu. Trong phần mềm quản trị doanh nghiệp iHCM, nó được gọi là bản đồ mục tiêu và được thể hiện trong hình vẽ dưới.

Với mục tiêu của cá nhân, sau khi lập kế hoạch chi tiết, hãy viết công việc hàng ngày một cách chi tiết, để biết việc nào làm trước, việc nào làm sau, việc nào quan trọng và việc nào gấp, cần làm ngay. Thật nguy hiểm nếu như chúng ta bỏ lại những việc quan trọng và thực hiện những việc gấp nhưng không hề quan trọng, dẫn đến việc quan trọng để lâu, càng khó thực hiện.

Quản lý thời gian hiệu quả
Với mỗi nhân viên, để quản lý thời gian làm việc đạt hiệu quả cao nhất, mỗi người phải biết xác lập mục tiêu cho mình, biết lồng ghép mục tiêu của mình với mục tiêu của nhóm, bộ phận và tổ chức, làm việc hướng theo mục tiêu chung, tránh lãng phí vào những mục tiêu không rõ ràng, không được ưu tiên hoặc các công việc không tạo ra giá trị. Để làm được việc này, người quản lý nên hướng dẫn nhân viên xây dựng mục tiêu theo nguyên tắc SMART như đã nhắc ở trên, sau đó cùng nhau thảo luận và đàm phán về mục tiêu đó. Khi có sự đồng thuận giữa nhân viên và quản lý thì việc còn lại sẽ chỉ còn là lên kế hoạch những công việc chi tiết để thực hiện mục tiêu. Tính kỷ luật về thời gian với bản thân sẽ giúp họ có động lực và tận dụng tối đa thời gian làm việc để đạt mục tiêu.